Een tool kiezen, hoe begin je eraan?

Een digitale tool kiezen voor je administratie: waar let je op? Als ondernemer wil je je administratie zo efficiënt mogelijk organiseren, zonder te verdwalen in het enorme aanbod van digitale tools. Met deze praktische checklist krijg je snel inzicht in de belangrijkste aandachtspunten om een goede keuze te maken. Zo vermijd je valkuilen, bespaar je tijd en kies je een oplossing die écht bij jouw bedrijf past. Gebruik deze tips als leidraad en maak een doordachte keuze die je administratie slimmer, sneller en professioneler maakt.

Gebruiksvriendelijkheid

Een digitale tool moet eenvoudig te gebruiken zijn, zodat je snel mee aan de slag kan zonder veel tijd te verspillen aan training of complexe instellingen. Kies daarom een tool met een intuïtieve interface en duidelijke navigatie. Kies een tool die templates heeft die gemakkelijk in te stellen.

Maatwerk en Branding

Je wilt dat je materiaal (bv. offertes, facturen, e-mails,…) professioneel en op maat gemaakt zijn, met je eigen branding zoals logo’s, kleuren en huisstijl. Zorg ervoor dat de tool voldoende flexibiliteit biedt om je eigen huisstijl toe te passen.

Wettelijke vereisten

Zorg dat de software voldoet aan lokale wettelijke eisen, zoals de verplichte elektronische facturatie. Controleer ook of de software automatisch de juiste btw-tarieven en andere wettelijke vereisten (factuurnummering, datums) toepast. Dat is niet steeds het geval met Amerikaanse tools.

Integraties

Software die integreert met andere systemen kan je tijd besparen en fouten voorkomen. De mogelijkheid op koppelingen tussen maken tussen je CRM, boekhoudsoftware of e-mailplatform zijn eigenlijk een must. Zorg ervoor dat de tool kan integreren met je huidige boekhoudsoftware of met de andere tools in je administratieve cyclus waartussen je gegevens moet uitwisselen. Controleer of de software een API biedt, zodat je gegevens kunt synchroniseren tussen verschillende systemen.

Connectie met de bank

Zorg ervoor dat de tool kan integreren met je bankrekening of dat het mogelijk is een koppeling op te zetten die betalingen kan herkennen. Kies een tool die automatisch mails kan versturen met herinneringen wanneer een betaling laattijdig is. Hiervoor is opnieuw een bankkoppeling vereist zodat er geen onnodige of onterechte herinneringen worden verzonden. 

Automatiseringsmogelijkheden

Kies een tool die repetitieve taken automatiseert, zoals het scannen, herkennen en categoriseren van facturen (OCR-technologie). Hierdoor wordt handmatige invoer geminimaliseerd. Controleer of de software terugkerende facturen automatisch kan aanmaken voor vaste klanten of abonnementen. Automatische betalingsherinneringen instellen is handig voor het opvolgen van late betalingen.

Mobiele toegankelijkheid

Als ondernemer ben je misschien vaak onderweg. Een tool die ook op mobiele apparaten goed werkt, geeft je de flexibiliteit om administratie op te volgen vanaf je telefoon of tablet. Kies een tool met een goed geoptimaliseerde mobiele app of mobiele versie.

Prijs en schaalbaarheid

Bekijk de prijsstructuur en controleer of je later kunt upgraden naar een uitgebreider plan als je bedrijf groeit. De kosten van de tool moeten passen bij je budget en de tool moet kunnen meegroeien met je bedrijf als je grootse plannen hebt.

E-handtekeningen en goedkeuring

Een ingebouwde functie voor elektronische handtekeningen zorgt ervoor dat klanten eenvoudig en snel documenten kunnen goedkeuren of facturen betalen zonder gedoe met papieren documenten. Controleer dus of de tool elektronische goedkeuring ondersteunt.

Rapportage en inzichten

Kies een tool die inzicht geeft in ‘de cijfers’. Bijvoorbeeld het succespercentage van je offertes of het totaalbedrag van openstaande facturen. Het helpt om processen te analyseren en bij te sturen.

Veiligheid

Bedrijfssoftware bevat vaak gevoelige informatie over prijzen en afspraken. Maar ook je klantgegevens wil je goed beschermen. Zorg ervoor dat de tool voldoet aan beveiligingsnormen zoals SSL-encryptie en GDPR-compliance als dit van toepassing is.

Klantenondersteuning

Als je tegen technische problemen aanloopt, wil je snel geholpen worden. Kies een tool met een goede klantenservice, liefst met meerdere kanalen zoals chat, e-mail, en telefoon.

En ook nog dit

Hou er rekening mee dat er niet één digitale tool is die alles kan. Het zal zaak zijn om software te kiezen die maximaal aan je wensen voldoet. Kies voor ‘the best of both worlds’ en onderzoek vooral de koppelingen die onderling tussen verschillende software kunnen worden gelegd zodat je proces zo efficiënt en digitaal mogelijk kan uitgerold worden.

Stel je vraag

Yelski verlost ondernemers van hun administratieve ballast met Office-Support & Workflow Design. We zijn betrokken bondgenoot in business. Slimme denkers, sterke doeners en digitaal helemaal mee. Praat met ons, we luisteren.