Freelance Office-Manager

Yelski wil de beste oplossing bieden voor haar opdrachtgevers. Daarom werken we met een klein maar fijn team van freelancers die we daarbij inzetten. Vandaag zoeken we versterking voor een dynamisch bedrijf in de sector Entertainment & Communicatie. We vullen onze ploeg graag aan met jou expertise. Ben jij de persoon die grip brengt én ademruimte creëert? Lees mee, reageer via de knop hieronder of deel de opdracht met iemand voor wie de opdracht op het lijf is geschreven.

De opdracht

In deze rol ben jij het kloppend hart en het organisatorische fundament van het kantoor. Je rapporteert functioneel aan de CFO, maar je bent er net zo goed voor de CEO, CCO en de HR Manager. In een levendige entertainment- en communicatieomgeving bewaar jij moeiteloos het overzicht. Je bent scherp op de processen en de planning, maar warm en gastvrij naar mensen. Kortom: jij zorgt ervoor dat de interne motor vlekkeloos draait zodat de business kan vlammen.

Je takenpakket

• Onthaal & Receptie: Je bent het visitekaartje van de organisatie. Je ontvangt bezoekers warm, beheert de algemene mailbox en de telefoon. Je zorgt dat de vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes er altijd piekfijn bij liggen.

• Facilitair- & Office Management: Je coördineert het gebouwbeheer, stuurt leveranciers aan (van de poetshulp tot de energie- en alarmcontracten) en beheert het officebudget in overleg met de Financial Controller. Ook de bestellingen en abonnementen vallen onder jouw vleugels.

• Fleet Management: Je bent het centrale aanspreekpunt voor het wagenpark. Je volgt keuringen, onderhouden en de car policy nauwgezet op en handelt eventuele schadegevallen efficiënt af.

• IT-Coördinatie & Veiligheid: Als eerstelijns helpdesk help je collega’s op weg, beheer je de gebruikersaccounts (Google & MS 365) en schakel je met de externe IT-partner.

• Preventie & HR-ondersteuning: Je fungeert als preventieadviseur ism de externe preventiedienst. Daarnaast ondersteun je HR praktisch bij de onboarding en offboarding van medewerkers en freelancers.

• Directie- & Eventondersteuning: Je beheert de agenda’s van de CEO en CCO. Daarnaast help je bij de organisatie van interne bedrijfsevents en bied je logistieke hulp bij lopende producties.

Wat breng je mee?

Als rasechte denker én doener beschik je over een gezonde dosis maturiteit, waardoor je administratieve nauwkeurigheid moeiteloos combineert met een hands-on, oplossingsgerichte mentaliteit. Je bent zowel gestructureerd als flexibel. Je schakelt snel in een dynamische omgeving, stelt de juiste prioriteiten en neemt zelfstandig beslissingen binnen de gemaakte afspraken. Daarnaast ben je proactief, communicatief sterk op alle niveaus en ga je altijd discreet en integer om met vertrouwelijke informatie. Tot slot breng je de nodige kennis en ervaring mee: je bent (relatief) vertrouwd) met facilitaire diensten en fleetmanagement , hebt een goede basiskennis van IT-systemen zoals Google Workspace en Microsoft 365. Heb je kennis van preventie- en veiligheidswetgeving? Dat is mooi meegenomen.

Dit hebben we te bieden

In deze rol krijg je een sleutelpositie met veel impact en ownership binnen een creatieve en groeiende sector, met alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en initiatief om processen slimmer in te richten. Je komt terecht in een warm, professioneel team dat nu al uitkijkt naar de structuur en de energie die jij met je meebrengt.

We voorzien 3 tot 5 prestatiedagen per week. De uren kan je flexibel plannen, dat doe je bij de opstart en in goed overleg zodat de vraag van de opdrachtgever en jouw weekplanning op elkaar inhaken.

Je werkt op kantoor in het Leuvense met af en toe een thuiswerkdag. Aanwezigheid is een must in functie van administratieve en ondersteunende taken, aanwezigheid bij meetings of onboarding van nieuwe medewerkers. In de opstartfase word je begeleid om het werk onder de knie te krijgen. De opdracht loopt voor enkele weken/maanden en hangt af van de vaste aanwerving van een office-manager. De opstart is onmiddellijk.

The next step:

• laat weten dat jij de freelancer bent die we zoeken via onderstaande knop

• vul het formulier aan met je profiel en alle extra info die je waardevol vindt

• we nemen contact met je op om je te leren kennen

• je kan rekenen op onze feedback