Drie omgevingen, één Hub
Wanneer een organisatie groeit, groeit de administratie vaak organisch mee. Tot het punt waarop systemen die ooit werkten voor versnippering zorgen. Dat is het moment waarop je de helikopterview verliest. In deze case lees je hoe we samen met onze opdrachtgever de operationele processen in kaart brachten om uniformiteit te creëren in hun digitale workflow, zelfs over landen heen.
De opdracht
Een Belgische speler in communicatie en events, met Europese vertakkingen, zoekt een hands-on partner om het operationele proces van de organisatie kritisch tegen het licht te houden. Ze hebben een gezonde drive om te professionaliseren en schuwen digitale vernieuwing niet. Maar net door die internationale spreiding en snelle ontwikkeling loopt de structuur achter de schermen het risico om achterop te raken bij de dagelijkse operationele realiteit.
De concrete vraag aan Yelski: analyseer onze 3 Teamleader-omgevingen, stuur bij waar nodig en standaardiseer de werkwijze met eenvoudige, pragmatische ingrepen. Daarnaast wil het management een eerlijk en software-onafhankelijk advies over de toekomst: volstaat de huidige software nog voor onze groei en wanneer is een overstap naar (AI-gestuurde) systemen de juiste strategische zet?
De uitdaging
De operationele motor van de organisatie draait op Teamleader Orbit, maar wel in drie volledig van elkaar gefragmenteerde omgevingen. Dit zorgt voor een aantal structurele knelpunten:
Gebrek aan overzicht: het management mist een overkoepelend financieel en planmatig inzicht omdat data verspreid staat.
Wildgroei aan werkwijzen: het dagelijkse gebruik van de software is niet gestandaardiseerd. Ieder team of individu ontwikkelt eigen gewoontes; best practices ontbreken.
Persoonsafhankelijkheid: de kennis over hoe processen lopen, zit in de hoofden van individuele medewerkers in plaats van in het systeem.
Toekomstonzekerheid: hoe bereid je processen voor op een AI-gedreven toekomst als de basis vandaag nog versnipperd is?
Onze aanpak
Yelski gelooft dat operationele problemen niet opgelost worden door onmiddellijk nieuwe software te installeren. We kijken eerst naar de processen en de mensen. Voor dit traject slaan we bovendien de handen ineen met een partner, waardoor we procesoptimalisatie en diepe digitale workflow-kennis kunnen bundelen. Belangrijk detail: wij werken 100% software-onafhankelijk en hebben geen enkel commercieel belang bij welke tool dan ook. YES!
Vier heldere stappen zijn ondertussen doorlopen, waarbij we alle bevindingen niet in een stoffig PDF-rapport gieten maar in een interactieve, speciaal voor de opdrachtgever ingerichte digitale Hub:
Stap 1 - Intake: een online sessie met het managementteam om de focus en de context van de organisatie scherp te stellen.
Stap 2 - Operationele realiteitscheck: interactieve werksessies met de échte gebruikers van de software. We zoeken uit: waar zit het handmatige werk, waar lekt tijd weg, waar zit de frustratie en waar liggen de directe quick wins?
Stap 3 - Verwerking in de Hub: de sessies worden geanalyseerd en direct vertaald naar visuele, interactieve procesflows in de digitale Hub.
Stap 4 - Operationele groeisessie: een strategische sessie met het management waarin we een pragmatisch actieplan opstellen op basis van ROI. Wat pakken we nu aan, wat later, en wat doen we bewust niet? Hier geven we ook het gevraagde advies over de toekomstige toolstack en de rol van AI.
Het resultaat
De opdrachtgever heeft een permanent digitaal kompas in handen én een roadmap voor de toekomst.
Uniformiteit: de wildgroei aan werkwijzen is samengebracht in één Hub met heldere, visuele flows en stappenplannen. Met dit fundament wordt het digitaal-operationele proces in een volgende fase gecorrigeerd en gestandaardiseerd.
Minder persoonsafhankelijkheid: processen kunnen worden verdiept en uitgewerkt in procedures in de centrale Hub. De organisatie wordt minder kwetsbaar als er mensen wisselen. De kennis wordt geborgd in de organisatie.
Scherpe prioriteiten: er is een concreet, pragmatisch actieplan opgemaakt met voorstellen voor ‘next steps’ die de hoogste ROI opleveren.
Strategische next steps: de opdrachtgever weet of de huidige software volstaat voor de volgende groeifase en heeft een fundament voor een AI-gestuurde toekomst. De digitale Hub blijft permanent toegankelijk, zodat het fundament ook écht een fundament blijft.
This is Yelski,
voor ondernemers die grip op hun zaak willen
Yelski is partner voor ondernemers die grip op hun zaak willen. Onze expertises zijn Workflow Design & Business Support. Slimme denkers, sterke doeners en digitaal helemaal mee.